烟台市国税局档案信息化建设探索实践--成功案例

档案信息化就是将各种纸质、照片、声像等传统介质的档案信息通过计算机技术转换为数字化的信息，并通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现真正的资源共享。近年来，档案的信息化、数字化建设问题，作为加强规范化建设的核心工作之一，越来越受到各地各单位的重视。因为只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变。但档案的信息化建设并没有一个模板式的东西，需要区别不同单位、针对不同特点而建立，对此，各地都在不断的探索着。烟台市国税局则是高点定位，扎实实践，以科学实用的档案信息系统为基础，打造了档案管理新平台，实现了档案的信息化、电子化。这不仅给档案管理利用带来了极大的方便，而且提升了档案事业服务税收工作发展的能力。

一、确保关联系统兼容，构建档案信息系统
　　档案管理信息化，核心问题是各类关联信息系统的共享，这样才能使档案信息系统与税务机关的公文处理系统、档案馆信息管理系统之间互联互通、信息共享，从而保障档案信息安全，发挥其应有的效能。因此，选择或者设计适当的软件是关系到整个档案信息化成败的关键。原有的档案信息管理系统，存在着功能不完善、不专业、不实用等缺点，无法满足档案信息化建设的需要，但安装一套完善的档案管理系统，又不一定适合我局档案的综合管理及归档流程。基于此，我们与烟台杰瑞软件公司密切配合，研制出一套既符合档案要求又适合税收业务的档案管理综合系统。我们的档案信息管理系统实现了三个兼容：

第一，实现与本局公文处理系统兼容。档案信息系统作为电子政务整体系统的重要组成部分，应当以办公自动化系统为基础平台来设计及利用，从而实现电子政务整体功能。我们原有的档案信息系统，与机关办公自动化系统之间缺乏全面沟通，难以形成整体协调的优势。鉴于此，我们在设计新的档案管理系统时，以现有的办公自动化系统为基础平台，通过利用其成熟稳定的各种性能优势，畅通档案信息沟通渠道，提高档案信息资源开发利用效率，实现整个电子政务网络系统获得最佳秩序和效益。

第二，实现与档案馆信息管理系统兼容。部分档案还要归档到档案馆，这就要求所设计档案信息系统必须要与档案局和档案馆的信息管理系统兼容。作为业务管理部门，档案局对各单位的信息管理系统有一定的标准要求，因此在设计档案信息系统时，我们根据这些要求来编程设计各个程序、各种功能，使得设计出的系统与档案馆信息系统完全兼容，与档案管理部门之间形成了有效的业务协作机制，提高了档案信息系统的标准化建设水平。
第三，实现与原有档案管理系统兼容。档案信息系统的更新换代或者重建，必须能够做到持原有的基本性能，这样既继承了优良性能，又可以完全接受原有系统中的积累多年的数据，不至于形成多种重复劳动。基于此认识，我们在设计新系统时，首先深入熟悉原有系统的基本性能和功能，在继承优秀特点的基础上发扬发展。这样，既改变了传统管理、检索和利用的方式，又实现新旧档案管理系统的无缝集成，顺利完成了原有的十年来的计12419条档案数据调取和兼容，极大地提高了工作效率和数据准确率。

二、注重新功能开发，提升信息化水平
　　在档案信息化建设中，软件的实用性是重中之重。为此，我们在设计新系统时，特别注重软件的实用性和新颖性，尽量提升信息系统的各种应用性能，并节省了服务器、路由器等高价设备，受到了档案局的高度评价。我们主要突出了系统的七种实用特性：
第一，创新了档案电子版显示功能。目前大多数的档案管理软件还只是管理到目录级，查看档案正文只能到档案室看纸质文件。我们在信息采集模块中设置了原文的电子文档上传功能，能够上传电子文档，只要上传了原文，通过检索查找，在网络任何一个终端都能够看到档案的电子文档。并且设置了多个电子数据接口，便于接收其他办公系统产生的电子数据。

第二，设计了独立的档案利用模块。在以往目录级档案管理软件中不涉及档案原文的浏览，软件的应用主要以档案管理员为主。但当档案软件实现了原文浏览后，带来的首要问题便是怎样使不懂档案术语的利用者能够在网络终端便捷的查找到自己所需的文件。只有把档案数据采集和档案利用分离，才能更加方便利用者。与档案管理模块相比，档案利用模块的数据是已经归档入库的数据，其界面更加方便实用，剔除了档案术语和一些不必要的显示界面，使利用者减少操作步骤，能够直接看到查询结果。例如：在文书档案，利用人主要是查询文件，档案管理中的案卷内容显示在这个模块中就没有利用价值，因此，我们在文书档案中案卷直接显示到文件级。同样，其他类型的档案我们也是从利用者的角度进行设计，极大的方便了利用者，使档案的利用率升高，实现了管理与利用分离的目的。

第三，强化了检索查询功能。我们设置了两种检索方式，一是简单查询，二是高级查询，这两种查询始终贯穿软件的录入和利用两个模块。不仅能够进行单项查询而且能够进行多项的组合查询。只要通过数据采集录入了档案信息，就能够进行任意条件的查询，提高了档案的查准率。

第四，增加了照片直观显示功能。根据照片档案的特点和利用人的需求，我们将照片档案的显示形式修改为以电子相册的形式显示，既保存了原有的数据采集形式，又增加了直观的显示效果。无论是在录入模块还是在利用模块，照片档案都能以电子相册的形式直观地显示出来。在档案利用中，直接以电子相册的形式表示，没有著录条目等文字版面的显示。只要在查询条件中输入内容，就能查询到符合条件的一组照片显示出来，逐张翻看，跟实际翻相册一样的效果。

第五，完善了权限设置功能。在软件中我们通过权限设置功能，达到本部门只能看到本部门的收发文。我们的文书档案是按照保管期限—年度—机构分类，因此能够实现按照机构设置权限的要求，业务档案则按照分类设置权限，既方便了档案的检索查询，又保证了文件的安全性、保密性。

第六，健全了借阅管理功能。跨部门档案的查看通过档案借阅功能实现。通过检索查询出要借阅的档案，在借阅功能中赋予用户借阅该文件的权限，这样处于借阅状态档案的显示状态明显区别于普通档案文件，利用者足不出户便能够读到要借阅的档案，当用户借阅完毕后，选中借阅的档案，点击归还按钮，档案便能自动恢复到原始状态。增加了该功能后，使我们通过软件便能够查询到档案的使用状态，便于掌握档案的利用率。

第七，设置了系统日志功能。对系统进行的每一步操作，都有记录，保证了系统的安全性，并对为各用户利用的情况提供有利的依据。

三、优化管理流程，强化开发利用
随着档案信息化的发展，传统的档案管理流程已满足不了现代档案管理的要求。为此，我们以新版档案信息管理系统为依托，优化完善一系列的档案管理流程，进一步强化信息系统的利用和开发。
第一，统一录入代码。在合理的编码体系和基础数据构架内，我们对各种符号编码、图形编码、与档案馆代码等大量基础信息进行统一整合，把现有档案进行科学分类，将每类档案赋予固定的目录号代码，通过档号区分档案室内的每份文件。通过赋予各类档案不同的目录号，准确的录入或查询各类档案；通过统一编制机构代码，便于档案的查询和借阅。录入代码的统一，为我们数据采集、利用提供了重要的依据，使档案信息系统各功能融为一体。

第二，优化操作流程。以档案管理平台为依托，我们制定了的各类档案操作规范，以便分清责任，明确操作步骤，及时准确地收集、处理档案管理信息。在照片档案归档流程中，摄影者（责任者）可以随时将形成的数码照片按照规范要求录入到档案管理软件中，档案管理人员可以随时监督归档情况和归档质量，检查无误后，在系统中作“档案移交”操作。该流程结束后，利用者便能够在利用模块中看到所需要的电子照片了。在打印流程中，软件制定了统一的格式、篇幅和字体，不仅能够自动产生多种标准目录和字号索引等检索工具，满足了各种检索工具的打印要求，还能够打印出所需的封皮、脊背。既方便了档案管理人员减轻了工作量，又能够确保管理的规范性、统一性。在借阅流程中，管理人员赋予借阅人权限后，借阅人员便可以“足不出户”、及时准确的查到不论是往年还是当年的文件。

第三，兼顾开发增容。我们开发的这套信息管理系统，实现了在不同系统之间实现无缝转换，形成新的档案信息开发与利用的技术手段，既满足了档案信息的交换的需要，又兼具完备、易用、可扩充和兼容的特点，可根据不同系统的发展不断地加以扩充，进行二次开发能力，适应各类关联软件不断发展变化的需要。比如，我们在部门代码的设置上，预留了较大的空间，无论部门变化、更换或设置都能够满足需要。在档案分类设置上，预留了不断扩充的空间；在档案库房的建设上，档案管理软件也都预留有实现电子档案库房的空间。
档案信息化建设的进一步发展，拓展了国税档案事业的发展思路，强化了档案服务税收、服务全局的作用。但档案信息化建设任重而道远，依然需要我们不断进取探索新思路，挖掘新潜力，充分用活用好档案，以提供更好更全面的服务。
　　　（烟台市国税局宋学军袁英姿）